Sei il collega entusiasta e organizzato che stiamo cercando? Hai un'affinità con Office/Facility Management e assicurati che le operazioni quotidiane si svolgano senza intoppi?
Per uno dei nostri clienti, stiamo cercando un amministratore e coordinatore d'ufficio a tempo pieno a Rotterdam. Questo ruolo svilupperà le tue abilità nella gestione dell'ufficio e in alcune attività amministrative.
Cosa farai?
Strutture:
- Coordinare la logistica dello spazio di lavoro per l'abbandono degli uffici del personale di Rotterdam, garantendo spostamenti senza interruzioni del personale riducendo al minimo le interruzioni.
- Ruolo proattivo nel monitoraggio delle modifiche alla planimetria, all'allocazione della scrivania, alla disponibilità di thin client, schermi o laptop, al posizionamento e alla configurazione ove necessario in collaborazione con IT UK e provider di strutture. Aggiorna in modo proattivo la planimetria e gli elenchi telefonici di conseguenza.
- Esegui introduzioni di strutture per i nuovi principianti assicurandoti che abbiano familiarità con i servizi e le risorse disponibili per supportare le loro prestazioni.
- Costruire relazioni con fornitori interni ed esterni, nonché personale di tutti i livelli e comprendere e gestire le loro aspettative.
- Relazionarsi con i fornitori delle strutture su quantità, costi e consegna. Cerca opportunità di risparmio e sostenibilità per il business. Acquista tutte le forniture per ufficio, cancelleria e forniture per la cucina.
- Coordinamento delle stampanti, monitoraggio dell'utilizzo e forniture di stampanti. Ruolo di supporto tra il fornitore di strutture IT interne e il fornitore esterno di stampanti su problemi relativi a stampanti e badge.
- Primo punto di contatto per domande/malfunzionamenti quotidiani del personale in merito alle strutture dell'ufficio e della cucina, ad esempio stampanti, badge, macchina per il caffè, Quooker, servizi di pulizia, ecc. e garantire che la manutenzione e le riparazioni vengano eseguite entro i livelli di servizio concordati.
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Apertura e distribuzione della posta in arrivo. Monitoraggio delle spedizioni postali e dei corrieri in uscita con particolare attenzione al servizio corretto, rispondendo alle domande postali di fornitori e fornitori di strutture.
Gestisci la casella delle informazioni e l'annullamento dell'iscrizione allo spam, la disponibilità della sala riunioni e gli scontri e l'assistenza nella riprogrammazione.
Rendicontazione settimanale/mensile dei costi e dei livelli delle scorte all'assistente esecutivo.
Telefonia:
- Fornire servizi di telefonia e gestione delle chiamate professionali. Elabora le chiamate in arrivo e l'overflow di chiamate interne per il personale di Rotterdam. Responsabile dell'assegnazione di nuovi interni, del mantenimento e della comunicazione degli elenchi telefonici, del coordinamento dei cambi di numero, ricevitore e loop telefonico. Collegamento con un fornitore di servizi esterno su programmazione, problemi e modifiche al sistema.
- Ricerca e acquisto stock di telefoni cellulari e SIM, supporto con la configurazione iniziale del telefono di nuovi telefoni in collaborazione con il dipartimento IT UK, gestione delle richieste mobili e coordinamento delle riparazioni per tutti gli utenti mobili.
- Coordinare la logistica dello spazio di lavoro per l'abbandono degli uffici del personale di Rotterdam, garantendo spostamenti senza interruzioni del personale riducendo al minimo le interruzioni.
- Ruolo proattivo nel monitoraggio delle modifiche alla planimetria, all'allocazione della scrivania, alla disponibilità di thin client, schermo o laptop, posizionamento e configurazione ove necessario in collaborazione con IT UK e provider di strutture.
- Aggiorna in modo proattivo la planimetria e gli elenchi telefonici di conseguenza.
- Esegui introduzioni di strutture per i nuovi principianti assicurandoti che abbiano familiarità con i servizi e le risorse disponibili per supportare le loro prestazioni.
- Costruire relazioni con fornitori interni ed esterni, nonché personale di tutti i livelli e comprendere e gestire le loro aspettative.
- Relazionarsi con i fornitori delle strutture su quantità, costi e consegna. Cerca opportunità di risparmio e sostenibilità per il business. Acquista tutte le forniture per ufficio, cancelleria e forniture per la cucina.
- Coordinamento delle stampanti, monitoraggio dell'utilizzo e forniture di stampanti. Ruolo di supporto tra il fornitore di strutture IT interne e il fornitore esterno di stampanti su problemi relativi a stampanti e badge.
- Primo punto di contatto per domande/malfunzionamenti quotidiani del personale in merito alle strutture dell'ufficio e della cucina, ad esempio stampanti, badge, macchina per il caffè, Quooker, servizi di pulizia, ecc. e garantire che la manutenzione e le riparazioni vengano eseguite entro i livelli di servizio concordati.
- Apertura e distribuzione della posta in arrivo. Monitoraggio delle spedizioni postali e dei corrieri in uscita con particolare attenzione al servizio corretto, rispondendo alle domande postali di fornitori e fornitori di strutture.
- Gestisci la casella delle informazioni e l'annullamento dell'iscrizione allo spam, la disponibilità della sala riunioni e gli scontri e l'assistenza nella riprogrammazione.
- Rendicontazione settimanale/mensile dei costi e dei livelli delle scorte all'assistente esecutivo
Progetti:
- Supporto l'assistente esecutivo su progetti relativi a problemi di strutture, ristrutturazione, miglioramento dei processi di lavoro, efficienza e risparmio sui costi.
- Supporto al reparto Risorse umane con overflow di lavoro e progetti.
Ordini di acquisto e elaborazione fatture:
- Crea tutti gli ordini di acquisto generati dai team di Rotterdam, Varsavia e Parigi tramite SAP per il pagamento tramite finanziamento. Supportare il dipartimento finanziario con miglioramenti alla procedura PO e condividere attivamente la conoscenza del processo con i membri del team.
- Traccia il costo degli acquisti relativi all'ufficio e invia le relative fatture per l'approvazione da parte dell'assistente esecutivo.
Incontri:
Pianifica e organizza in modo indipendente riunioni ed eventi del team, inclusa la comunicazione interna, l'approvvigionamento di fornitori e servizi di catering
Requisiti:
- Buona conoscenza dell'inglese/olandese (verbale e scritto), un' altra lingua è un vantaggio.
- Capacità di dare priorità alle attività e lavorare entro scadenze specificate.
- Capacità di lavorare all'interno di un team e di propria iniziativa.
- Capacità di lavorare sotto pressione con una supervisione minima a volte.
- Numero e in grado di gestire i dati finanziari.
- Buone capacità di pianificazione e organizzazione.
- Buone capacità comunicative e interpersonali
- Capacità di costruire relazioni e lavorare all'interno di un team multinazionale.
- Modalità telefonica professionale, amichevole e orientata al servizio.
- Capacità di gestione del progetto.
- Minimo di istruzione professionale secondaria superiore (MBO+) nella gestione di uffici o strutture.
- Esperienza pregressa di almeno 3 anni in un ruolo multidisciplinare di gestione di uffici o strutture.
- È essenziale una comprovata conoscenza pratica dell'elaborazione SAP e PO
- Eccellente conoscenza di Outlook, Word ed Excel.
Orario di lavoro:
36 ore settimanali
Informazioni sull'azienda:
Produciamo 350 diversi prodotti alimentari e bevande provenienti da fonti responsabili e apprezzati dai consumatori ogni giorno. Niente di tutto ciò sarebbe possibile senza sforzarci di essere un datore di lavoro privilegiato, dove i nostri colleghi sono orgogliosi di rappresentare la nostra attività.
